Rok, w którym Project Manager przestał „gadać do ClickUp”, a zaczął gadać do AI

Jak bardzo może zmienić się praca Project Managera w ciągu jednego roku? I co się dzieje, kiedy do codziennych procesów zaczyna wkraczać AI? Ale już nie jako ciekawostka, tylko realny partner? 2025 był dla mnie pierwszym rokiem, w którym rozmowa z modelem zaczęła odgrywać większą rolę niż zarządzanie zadaniami w narzędziach. A to moje wskazówki dla PM-ów, wynikające z tej zmiany. W końcu im szybciej nauczymy się z niej korzystać, tym mniej będziemy mieli do nadrobienia.

Gdy codzienność Project Managera zaczęła wyglądać inaczej… Jak AI przedefiniowało moją rolę PM-a w zaledwie rok?

Rok 2025 zaskoczył mnie na wielu poziomach, ale najbardziej zmienił definicję mojej roli Project Managera. Wcześniej jako PM w agencji marketingowej byłam odpowiedzialna za organizowanie projektów, planowanie, zarządzanie zadaniami w ClickUp, a także prowadzenie komunikacji w zespole. W tym roku jednak musiałam nauczyć się czegoś, co zupełnie zmieniło mój sposób pracy – jak zostać prompt engineerem.

Nie chodzi o to, że AI stało się moim jedynym narzędziem pracy, ale o to, że technologie generatywne wkradły się do każdego etapu naszego procesu – od briefowania po testowanie. I choć na początku obawiałam się, że AI może nas zastąpić, szybko okazało się, że stało się raczej wsparciem, które zmienia definicję naszej pracy.

Prompt engineering w praktyce PMa

W 2025 roku musiałam opanować nowe umiejętności, które w dawnych czasach byłyby związane z programowaniem. Dziś kluczowe stały się pytania: jak precyzyjnie sformułować zapytanie do AI, jak stworzyć systemy promptów, które będą wydajne i dawać odpowiedzi pasujące do specyficznych potrzeb projektu?

Przykład z mojego doświadczenia? Kiedy zaczęłam korzystać z Fireflies, aby transkrybować nasze spotkania projektowe, zauważyłam, że AI radzi sobie naprawdę dobrze z uchwyceniem kluczowych słów i generowaniem punktów do dalszej pracy. Z czasem stało się to dla nas tak naturalne, że na początku każdego spotkania rutynowo pytamy o zgodę na dołączenie Fireflies, a uczestnicy widzą, jak bot pojawia się na liście rozmówców niczym kolejny członek zespołu. Zamiast spędzać godziny na ręcznym notowaniu, pozwoliłam AI zrobić to za mnie, a następnie dopracowywałam wynik, dodając specyficzne uwagi. To był pierwszy krok w stronę zmiany mojego sposobu pracy, gdzie AI stało się aktywnym członkiem zespołu, z którym iterowałam na każdym etapie.

Jak AI zmieniła procesy PMa? Porozmawiajmy o konkretach

W pewnym momencie zauważyłam, że kolejne etapy projektu zaczynają wyglądać zupełnie inaczej niż rok wcześniej, jakby ktoś podmienił dotychczasowy workflow na wersję „AI-enhanced”. Jak ta zmiana wyglądała w praktyce?

Briefing

Początkowo tworzenie briefu zajmowało mi sporo czasu. Teraz, dzięki AI, mogę tworzyć pierwszy draft niemal natychmiast. AI pomaga w analizie rynku, generowaniu punktów ryzyka, a także w zgłębianiu pomysłów na podstawie dostępnych danych. To sprawia, że nasza praca jest bardziej efektywna i dokładna.

Przykład: kiedy przygotowujemy brief na kampanię, mogę zapytać AI o najnowsze trendy, co pozwala nam na natychmiastowe wzbogacenie wiedzy, którą przekazujemy zespołowi.

Prototypowanie

Prototypowanie stało się znacznie szybsze. Generowanie wariantów UX/UI to już nie problem. AI umożliwia nam testowanie różnych układów w czasie rzeczywistym. To także sprawia, że możemy w ciągu kilku godzin stworzyć różne scenariusze user flows. Daje nam to więcej iteracji w tym samym czasie i z tym samym budżetem.

Testowanie

AI zmieniła także nasze podejście do testowania. Dzięki generatywnym modelom użytkowników, jesteśmy w stanie symulować różne zachowania i reakcje grup docelowych. Testowanie na syntetycznych użytkownikach pozwala na szybszą weryfikację i lepszą optymalizację produktów.

Przykład: zamiast czekać na tradycyjne testy użytkowników, AI umożliwia nam analizowanie interakcji z produktem w czasie rzeczywistym, co jest niezwykle pomocne w fazie testowej.

Planowanie i Roadmapy

AI znacznie przyspieszyła procesy związane z planowaniem. Modele generatywne pomagają nam w tworzeniu prognoz czasowych, estymacji i wykrywaniu zależności w projekcie. Mimo że AI potrafi zasugerować konkretne rozwiązania, ostateczna decyzja i tak należy do mnie jako PMa.

Co AI przyspieszyła, a co skomplikowała?

AI zaczęła zmieniać moją pracę stopniowo. Jedne procesy przyspieszała, inne niespodziewanie komplikowała. Szybko okazało się, że wraz z usprawnieniami pojawiają się też nowe wyzwania, które PM musi umieć wychwycić i kontrolować.

Przyspieszyła:

• Discovery – szybsze pozyskiwanie i analizowanie danych;
• Dokumentację – automatyczne tworzenie notatek, raportów, list zadań;
  Testowanie hipotez – modele AI błyskawicznie analizują dane, pozwalając na szybkie testowanie różnych założeń;
• Komunikację – dzięki Fireflies, transkrypcje spotkań stały się automatyczne, co z kolei pozwala na szybsze przekazywanie informacji w zespole.

Utrudniła:

• Jakość bywa nierówna – czasem generowane odpowiedzi nie są w pełni trafne i wymagają dalszej ręcznej korekty, co bywa, że zajmuje więcej czasu niż, gdybyśmy zrobili to od zera sami;
• Modele często „halucynują” – AI czasem generuje informacje, które nie mają sensu, co może wprowadzać w błąd. Zawsze trzeba weryfikować źródła i prawdziwość informacji;
• Trzeba nauczyć się nowych umiejętności szybko – adaptacja do narzędzi AI wymaga ciągłego uczenia się, a tempo zmian jest szybkie.

Nowe ryzyka, które PM musi ogarniać

Wprowadzenie AI do projektów niesie za sobą także nowe wyzwania i ryzyka:

• Bezpieczeństwo danych – o tym często się zapomina, jednak musimy zapewnić, że wszystkie dane przetwarzane przez AI są odpowiednio zabezpieczone;
• Zgodność z przepisami – wciąż istnieją wątpliwości dotyczące przepisów regulujących stosowanie AI;
• Bias w modelach – AI, podobnie jak ludzie, może być podatna na uprzedzenia. Dla PMaa to sygnał, by nie ufać ślepo wygenerowanym danym;

Ryzyka reputacyjne – jak pokazuje przykład filmu The Brutalist z Adrienem Brodym, technologia AI może wywołać kontrowersje. W tym przypadku zastosowanie AI do generowania głosu aktora wzbudziło poważne kontrowersje, ponieważ widzowie poczuli się oszukani.

PM przyszłości: kto zostanie, a kto będzie miał trudniej?

Rola PMa zmienia się z dnia na dzień. Ci, którzy potrafią łączyć myślenie systemowe z umiejętnościami prompt engineering, zyskają przewagę. Project Managerzy przyszłości nie będą tylko zarządzać zespołami, ale także inteligentnymi agentami – narzędziami AI, które wspierają procesy twórcze i decyzyjne.

Kto zatem będzie miał trudniej? Osoby, które nie będą w stanie nadążyć za technologią i nie będą wiedziały, jak współpracować z AI na każdym etapie procesu.

2025 rok to czas, w którym prompt engineering stał się fundamentem pracy Project Managera. Choć AI nie zastępuje nas, zmienia sposób, w jaki zarządzamy projektami – od briefowania po testowanie. Nauka, jak współpracować z AI, to już nie luksus, a konieczność. To fundament, na którym będzie opierać się nasza rola w nadchodzących latach.

Jak AI zmieni Twoją rolę Project Managera i czy jesteś gotowy na nowy model pracy?

Przez ostatni rok zobaczyłam na własnej skórze, że sztuczna inteligencja nie jest tylko dodatkiem do codziennych procesów. Narzędzia AI stopniowo przestawia sposób, w jaki PM podejmuje decyzje, organizuje wiedzę, komunikuje się z zespołem i pracuje z danymi. I choć tempo zmian bywa przytłaczające, to jednocześnie daje ogromną przewagę tym, którzy potrafią je świadomie wykorzystać.

Wnioski te prowadzą do kilku pytań, które warto uwzględnić, analizując własne procesy i gotowość na nowy model pracy:

• Które narzędzia AI realnie usprawniają procesy projektowe, a które pozostają funkcjonalnymi „gadżetami” bez znaczącego wpływu na efektywność?
• Jakie wyzwania związane z AI – etyczne, organizacyjne czy komunikacyjne – pojawiły się w zespołach i jak zostały rozwiązane?
• Które kompetencje, od prompt engineeringu po krytyczną ocenę wyników modeli, będą kluczowe w nadchodzących miesiącach i latach?

Mam nadzieję, że te obserwacje staną się dobrą inspiracją do dalszych refleksji nad tym, jak AI zmienia sposób pracy zespołów i Project Managerów. A jeśli Wasza organizacja stoi właśnie przed wyzwaniem uporządkowania procesów, wdrożenia narzędzi AI lub zbudowania bardziej efektywnego modelu współpracy, chętnie w tym pomożemy.